Cuando se trabaja en web uno de los errores más comunes es decir que el cliente no entiende el negocio, que no sabe lo que le conviene, que no escucha, que no está abierto a nuevas formas de hacer las cosas. A veces pasa, es innegable, pero a veces no. Este mes con la entrega del rediseño del sitio web del CEA nos dimos cuenta de eso. Nuestro trabajo en este rediseño consistió en realizar una arquitectura de información que transmitiera mejor el mensaje que el CEA quiere proyectar, cambiar los etiquetados, ordenar los contenidos repartidos sin razón en secciones que nada tenían que ver con ellos y lograr un concepto gráfico que hiciera ver vigente a la empresa.

De entrada el sólo hecho de involucrar arquitectura de información es arriesgado porque eleva los costos de los proyectos y hacer que los clientes entiendan la importancia de esa inversión no es fácil. Sin embargo, nos hemos dado cuenta en el ejercicio diario que hay que saber vender la idea y no dejar solos a los ejecutivos de cuenta en el proceso. Un cliente siempre reaccionará diferente frente a un ‘experto’ que frente a la persona que le lleva los tiempos de entrega.

Así fue que logramos el proyecto de CEA fluyera sin tropiezos. Tuvimos el voto de confianza del cliente para organizar de cero todo el contenido y lograr, por ejemplo, la aprobación de un home page que difería diametralmente de su versión anterior. Lo mismo pasó cuando sugerimos cambiar el CMS de Joomla a Wordpress, dado que lo consideramos más seguro y sobretodo más claro para el webmaster.

En resumen había que preparar al cliente para recibir algo diferente a lo que estaba acostumbrado a manejar. De ahí la necesidad de que en proyectos como este se pueda contar con el equipo indicado, lleno de argumentos para defender cada una de las decisiones que considerábamos importante tomar. En todos los proyectos, el equipo de trabajo completa un número de victorias y derrotas. Esta vez podemos decir con satisfacción que las victorias fueron muchas más y que se hizo lo que había que hacer para defender cada uno de los nuevos caminos que tomamos.

Las preguntas infaltables al momento de crear empresa siempre son ¿dónde será la oficina? ¿Cuántos metros debe tener? ¿De qué color comprar los muebles? Eso nos pasó en 3Metas también y no sabíamos si buscar una oficina como la mayoría de empresas u optar por un modelo de trabajo distinto. Buscando alternativas encontramos dos conceptos que nos conquistaron: el teletrabajo y la oficina virtual. Al entenderlos quisimos que todos trabajaran desde sus casas y contratamos a su vez los servicios de una oficina virtual.

No fue una decisión fácil. A favor, ahorraríamos en costos fijos gracias a que hoy en día existen herramientas para el trabajo remoto que funcionan muy bien en una empresa de servicios como la nuestra. Aportaríamos también al cuidado del medio ambiente al disminuir los desplazamientos de las personas. Y lo más importante brindaríamos la opción de organizar de manera diferente el tiempo y aún así obtener -con responsabilidad- buenos resultados gracias a empleados con más tiempo para otras actividades que les generen felicidad y satisfacción.

En contra, tendríamos la tarea de romper con esquemas mentales muy arraigados en las personas, había que ceder control sobre las actividades y comportamientos de los empleados y sobre todo, no tendríamos un espacio físico común que ayudara a la identidad corporativa. Pese a estas dificultades seguimos adelante con la idea.

Tomada la decisión nos enfocamos en el principio de “trabajar por objetivos”, damos la libertad en cómo y a qué horas se desarrollan las tareas. La clave es cumplir a la hora y día acordado. Por eso buscamos personas con capacidad de autogestión, con mentes creativas que propongan soluciones efectivas y sin temor a pedir ayuda en situaciones críticas. A la par creemos necesario definir principios, reglas y ayudas tecnológicas que garanticen la productividad y calidad en lo que hacemos. Estas son algunas:

• Definir un horario de trabajo y descansos, así como un espacio de trabajo en casa.
• Estar conectados en Skype o Messenger de 8:30 a 6:00 pm. En caso de estar en otra actividad, avisar y estar pendientes del celular.
• Asistir a reuniones virtuales entre los equipos de trabajo o a reuniones físicas de las áreas, con el fin de establecer objetivos y tareas y revisar avances o retrasos.
• Diligenciar reportes de actividades.
• Contestar prontamente los mails recibidos.
• Contar con horas de trabajo en la oficina virtual de 3Metas en caso de una reunión con un cliente o con el equipo mismo.

Somos conscientes de que es un terreno nuevo que no todos comparten, pero queremos seguirlo explorando y realizando esfuerzos para adaptarnos. Tal vez en el futuro continuemos bajo el mismo sistema o dado el tamaño y otras coyunturas, tengamos un sistema híbrido entre el modelo de trabajar en la casa y una oficina propia. No lo sabemos, pero al final lo importante es sentirnos felices con lo que hacemos y por ahora nos está dando resultado.

Photo by: TypeFiend’s

Hoy tenemos un inconveniente con ellos que afecta una parte del proceso. El caso es el siguiente: hay necesidad de leer un serial para lo cual cada usuario cuenta con un lector de seriales (como el de los supermercados) que le ayuda a ingresar los datos del producto. Estos seriales, como también ocurre en los supermercados, muchas  veces no alcanzan a ser leídos por las máquinas y hay que ingresarlos manualmente.

Allí radica nuestro problema, pues el sistema está compuesto por dispositivos móviles (PDA) que no cuentan con un teclado. Ergo, todo es touch screen y los teclados están incluidos, en digital, dentro del programa. Pensando en esto usamos el teclado alfanumérico, tipo qwerty que ven a continuación. Sin embargo en la práctica hemos notado una dificultad en los usuarios para encontrar las letras pues en su imaginario “están en desorden”. Nuestra primera conclusión es que los números junto con las letras generan ruido y esto hace que sea más difícil encontrar lo que se busca.

Por ellos pensamos usar un teclado qwerty normal como el del Iphone, pero esta solución no es viable porque todos los seriales están compuestos por números y letras, así que toma mucho tiempo cambiar repetidamente de teclado, uno para números y otro para letras. Hemos pensado dejar el teclado como está hoy y organizar las letras alfabéticamente, pero tenemos dudas de generar recordación de un teclado que sólo se usa para esto o crear más confusión a largo plazo cuando los usuarios tengan contacto con un computador y por ende con un teclado qwerty.

Sabemos que la situción tiene varios limitantes, pero creemos que reparar en estos detalles nos alimenta. Cuéntenos qué se les ocurre, qué soluciones le verían esto.

De las mejores profesiones en el 2009 más de la mitad no existían hace 50 años. Esto ha obligado al sector educativo a adaptarse rápidamente a las nuevas necesidades, tecnologías y áreas de estudio pensadas para nuevos profesionales que en teoría responden a necesidades de la industria. Sin embargo,  es curioso que muchas de las compañías que contratan a estos nuevos profesionales han sido construidas sobre paradigmas de gestión antiguos en términos de la velocidad de este cambio educativo.

Parece casi obvio que para poder desarrollar al máximo las capacidades de estos profesionales son imprescindibles nuevos modelos de compañías. Unas que estén dispuestos a realizar el cambio generacional en modelos de gestión, operación, ventas y  aspectos que se consideran sagrados en la actualidad. No creo que sea posible construir la compañía del futuro siguiendo los mismos modelos que usaron mis padres o abuelos para construir sus empresas.

En las nuevas compañías deberán integrarse disciplinas y mercados que antes se consideraban divergentes,  en la misma forma que la electrónica y la biología se fusionaron en disciplinas como la biomedicina, o por ejemplo, empresas de tecnología incursionando en publicidad (de esta clase de unión yo tengo una opinión particular).

Estas nuevas compañías deberán integrar en su ADN conceptos que están presentes hoy en la vida de los individuos: la preocupación por el cambio climático, la necesidad de una mayor igualdad en los modelos económicos,  la búsqueda de la felicidad y la realización personal. Son empresas que buscarán realizar aportes sociales importantes y trabajarán en áreas que antes se consideraban incompatibles.  Yo creo que 3Metas es una de esas nuevas compañías.

Photo by: Zephyrance Lou

Hoy me doy cuenta que esto fue un gran error que no me permitió avanzar al ritmo que quería y al empezar una compañía en este mismo sector tuve que aprenderlo todo ya en el campo de batalla. De ahí que nuestra premisa en 3Metas desde el primer día ha sido entender el negocio del cliente a tal nivel de detalle que eso apalanque el éxito del mismo.

Esto no sólo es una ganancia para la compañía, por la oportunidad de que sus empleados aprendan cosas diferentes a las de su oficio, sino también para el cliente que puede contar con un equipo más involucrado con su negocio. Desde mi experiencia estos son algunos de los beneficios a resaltar una vez se logra esta habilidad.

• Mayor participación en las decisiones cruciales para el proyecto.
• Más alternativas en el momento de solución de los problemas.
• Mayor entendimiento de los requerimientos de los usuarios.
• Mejor relación con los usuarios que tienen la información.
• Mejor relación con los implicados en el proyecto, tanto los usuarios finales como aquellos que toman las decisiones que afectan el proyecto.
• Una oportunidad para seguir trabajando con el cliente o aplicar en proyectos similares.
• Fortalecimiento del trabajo en equipo y un mejor seguimiento del proyecto.
• Avances significativos  y menor número de retrocesos en las entregas parciales.
• Una ficha que jugarse en los momentos difíciles o de crisis del proyecto.

Es posible que se me escapen más aspectos, sin embargo mi intención es motivar a que las empresas se preocupen por apropiarse del negocio del cliente. Esto implicará dedicar más tiempo, mejorar el proceso de reclutamiento, involucrar al cliente más en el proyecto y estar consientes que esa actitud puede marcar la diferencia para triunfar como empresa, para abrirse mercado y para ser reconocidos como unos verdaderos expertos.

Con Live Mesh cada una de las personas de nuestro equipo puede tener sincronizados en todo momento los documentos o archivos relacionados con un proyecto o incluso con la compañía. Este es un enfoque diferente al que se le da tradicionalmente a este sistema para permitir la sincronización entre varias maquinas de un mismo usuario. A continuación una guía super rápida de cómo hacer para usar Mesh en escenarios de trabajo.

• Vaya a la página de Mesh y autentíquese con su usuario de Windows Live, Messenger o Hotmail.
• Una vez que se autentique y esté en la ventana de administración de dispositivos haga clic en el ícono de agregar dispositivos e instale la aplicación Mesh en su computadora.

• Terminado el proceso de instalación lóguese desde la aplicación cliente y seleccione la carpeta que desea compartir con su equipo de trabajo.

• Luego puede invitar a otros usuarios a que tengan acceso a estos documentos.

• Cuando los usuarios hagan cambios en los archivos de la carpeta todos recibirán una notificación.

Las carpetas de Mesh ahora aparecen en azul.

El proceso anterior es para la primera persona que comparte un grupo de archivos. Para las personas que hacen parte del grupo de trabajo y que son invitadas por primera vez a usar un recurso compartido en Mesh el proceso es más o menor así:

1. Vaya a la página de Mesh y autentíquese con su usuario de Windows Live, Messenger o Hotmail.
2. Una vez que se autentique y esté en la ventana de administración de dispositivos haga clic en el ícono de agregar dispositivos e instale la aplicación Mesh en su computadora.
3. Terminado el proceso de instalación lóguese desde la aplicación cliente
4. Haga clic en el link de la invitación a la carpeta compartida que le llega a su correo.
5. Se habrá creado un icono en el escritorio, haga doble clic en este ícono y verifique la ruta en la que quiere almacenar los archivos que se sincronice desde Mesh.

Cada vez que usted o alguien del grupo de trabajo modifique un archivo todos serán actualizados. No existe control de versiones aún y el sistema informa de conflictos por modificaciones simultáneas. Es mejor establecer un poco de orden para evitar problemas, pero en general nos ha resultado una herramienta muy útil.

But nothing is better than an example, so let’s use client’s site Germán Vargas to show what guys (and girls) from B2C division can do. When we join the German Vargas Lleras running for president 2010 – 2014 campaign we just start our work with something like this:

1. Communications Strategy: we identified the messages and channels the campaign were using and the success of them. Our first recommendations included changes on what they were sending to voters, we move from “transicioncolombia”  -political party-  to “vargaslleras” -the real person-  the candidate, of course that wasn’t only on social media, that change included traditional communication channels.  Some details we can share: for example we create a strategy to unify the tagging on all the sites related with the candidate, and then we selected communication channels, message tone and frequency.
2. Then, we redesign candidate website, now the candidate, ideas and activities become more important and we have a place with all the info unified.
3. Social media integration was really important; we integrated the site with YouTube, Flickr, Facebook y Twitter and google calendar.
4. A unified image on all the social media was development.
5. A unified registry system allows us to record Information from supporters from the web site, social media applications and even third party systems.
6. Of course we implemented a CMS, a SEO strategy and improve the CMS security system. Tools for tracking and measure of WOM also were integrated on the site and in the monitoring team.

Right now we are development new ways to share the campaign message. Facebook applications are good examples. So far, the results have been great, the candidate, the campaign, supporters are really happy and last week the site was selected as better politician web site in Colombia in 2009.

Those skills (communication, strategy, software development, design) combinations, the people back stage plus our commitments with the global strategy define us as a digital strategy company. Hope our B2C business division work has got better explain now.

Por fortuna la realidad fue otra y el miércoles en la noche resultamos ganadores de la categoría Mejor Sitio de Política. Para la campaña este reconocimiento es una motivación extra para seguir haciendo todo con la misma dedicación. Para nosotros acá en 3metas el premio es más que eso. No sólo nos llenamos de más fuerza para seguir adelante, sino que confirmamos que las horas infinitas dedicadas a proyectos de este tipo nunca son en vano.

Estamos felices y queremos que esta sea la excusa para agradecerles a todos lo que de una forma u otra han apoyado y creído en nuestras ocurrencias.

Muchas veces la gente no entiende a qué nos referimos y nos dejan clasificados en unos u otros, sin embargo esta tendencia de unir ambos mundos es real, está pasando y nosotros no somos más excepcionales que otras compañías que han visto esta oportunidad.

Gracias a Matías Jaramillo (aka @matiasjajaja) y a Cesar Trujillo (@cesartrujillo) encontré este artículo que habla de esta tendencia de una forma muy clara: Agencies Need to Think Like Software Companies, los comentarios son bien interesantes también.

Nosotros creemos que el camino podría ser más fácil de recorrer en el otro sentido y es por eso que esta compañía surge desde la industria del software y trata de aprender y construir en un espacio nuevo para nosotros: el de las agencias.  Lo que creemos es que podemos mas rápidamente integrar las habilidades de las agencias en nuestro esquema de trabajo de lo que una agencia podría aprender, desarrollar y mantener una estructura para desarrollar software de calidad y de manera profesional.

Esperamos no estar equivocados (so far, we are having fun).